§ 7 EGovGRP Elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung

Die Behörden des Landes nutzen die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung.

Dies gilt nicht, wenn die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung unwirtschaftlich ist oder sonstige wichtige Gründe entgegenstehen.

Über Ausnahmen nach Satz 2 entscheidet die jeweils zuständige oberste Landesbehörde im Einvernehmen mit der oder dem Beauftragten der Landesregierung für Informationstechnik.

Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden und die Akte dauerhaft lesbar bleibt.

Elektronisch geführte Vorgänge und Akten sind der Landesarchivverwaltung nach Maßgabe der Vorschriften des Landesarchivgesetzes vom 5. Oktober 1990 (GVBl. S. 277, BS 224-10), in der jeweils geltenden Fassung elektronisch anzubieten.

Vorbehaltlich einer Regelung durch Rechtsverordnung nach § 29 Abs. 1 Nr. 2 legt die Landesarchivverwaltung das zu verwendende Dateiformat sowie die Form der Übermittlung im Benehmen mit der anbietungspflichtigen Stelle fest.

Zum Zwecke der Standardisierung sollen gängige Datei- und Datenaustauschformate verwendet werden.

Zwischen Behörden des Landes, die die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung nutzen, sollen Akten und sonstige Daten elektronisch übermittelt werden.

Dabei ist ein dem Stand der Technik entsprechender sicherer Übertragungsweg zu nutzen.

Von der elektronischen Übermittlung ausgenommen sind geheimhaltungspflichtige Akten, insbesondere Verschlusssachen.