§ 33 GemHVO Buchführung
Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auf Datenträgern (DV-Buchführung) oder in visuell lesbarer Form geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.
Der Bürgermeister bestimmt, in welcher Form die Bücher geführt werden.
Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachprüfbar vorgenommen werden.
Die Bedeutung von verwendeten Abkürzungen, Buchstaben, Symbolen oder Ziffern muss im Einzelfall eindeutig festgelegt sein.
Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Eintragungen urkundenecht vorzunehmen.
Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
Der Buchführung ist ein Kontenplan zugrunde zu legen.
Der Kontenplan ist aus dem verbindlichen Kommunalen Verwaltungskontenrahmen zu entwickeln; er kann bei Bedarf ergänzt werden.
Die eingerichteten Konten sind in einem Verzeichnis aufzuführen.
Bei einer Buchführung mit automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) muss unter Beachtung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff nach Maßgabe des Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen an die obersten Finanzbehörden der Länder vom 28. November 2019 (BStBl. I S. 1269) sichergestellt werden, dass
fachlich geprüfte Programme verwendet werden; sie müssen dokumentiert und von der vom Bürgermeister bestimmten Stelle freigegeben sein; dies gilt für Vorverfahren entsprechend, soweit daraus Daten in das DV-Buchführungssystem übernommen werden oder sich diese Daten auf den Jahresabschluss auswirken,
in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
die Buchungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Bücher jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden können; § 37 Abs. 3 bleibt unberührt,
die Unterlagen, die für den Nachweis der ordnungsgemäßen maschinellen Abwicklung der Buchungsvorgänge erforderlich sind, einschließlich der Dokumentation der verwendeten Programme und eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Bücher verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können,
auf die Daten für Zwecke der örtlichen und überörtlichen Prüfung mit Geräten der DV-Technik zugegriffen werden kann,
Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden.
Der Bürgermeister regelt das Nähere über die Sicherung des Buchungsverfahrens.
Dabei ist auf eine ausreichende Trennung der Tätigkeitsbereiche der Verwaltung von automatisierten Verfahren, der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Kassenaufgaben zu achten.
Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen.
