Zu § 37 Hinweise GemHVO Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
Die Abschlüsse nach § 112 HGO, die Bücher und die Belege sowie die dazu ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen sind geordnet aufzubewahren.
Die Archivierung ist so zu gewährleisten, dass die Belege, Buchungen und Dokumentationsunterlagen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist vorgelegt bzw. lesbar gemacht werden können.
Die Buchungsbelege sowie die begründenden Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass sie originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können. Auf Nr. 3 der Hinweise zu § 33 GemHVO wird verwiesen.
Die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse und die Gesamtabschlüsse sind dauernd im Original und in ausgedruckter Form aufzubewahren.
Bei Änderungen des DV-Verfahrens oder bei Einführung eines anderen DV-Verfahrens ist von der Gemeinde sicherzustellen, dass während der Aufbewahrungsfristen die gespeicherten Daten verarbeitet werden können.
