§ 37 GemHVO Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
Die Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren.
Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.
Der Jahresabschluss ist in ausgedruckter Form dauernd aufzubewahren.
Die Bücher und Inventare sind zehn Jahre, die Belege sechs Jahre aufzubewahren.
Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren.
Gutschriften, Lastschriften und die Kontoauszüge der Kreditinstitute sind wie Belege aufzubewahren.
Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlussfassung über den Jahresabschluss (§ 114 Abs. 1 der Hessischen Gemeindeordnung) folgenden Haushaltsjahres.
Belege, Bücher und Inventare können auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sichergestellt ist, dass der Inhalt der Bild- oder Datenträger mit den Originalen übereinstimmt und jederzeit lesbar gemacht werden kann.
Die Bild- oder Datenträger sind nach Abs. 1 und 2 anstelle der Originale aufzubewahren.
Bei Betrieben gewerblicher Art ist § 147 der Abgabenordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 1. Oktober 2002 (BGBl. I S. 3866, 2003 I S. 61), zuletzt geändert durch Gesetz vom 22. Dezember 2023 (BGBl. 2023 I Nr. 411), zu beachten.
Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege gespeichert sind, geändert oder durch andere Verfahren ersetzt, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System gewährleistet sein.
