§ 39 GemHVO Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
Die Bücher und Buchungsbelege sind sicher und geordnet aufzubewahren.
Der Tagesabschluss nach § 22 Absatz 1 der Gemeindekassenverordnung (GemKVO), der Bestandsabgleich nach § 27 Satz 3 GemKVO und die Dokumentationsunterlagen nach § 35 Absatz 3 Satz 3 sind wie Bücher zu behandeln.
Die Zahlungsnachweise nach § 17 GemKVO und die Kontoauszüge der Kreditinstitute sind wie Buchungsbelege zu behandeln.
Soweit buchungsbegründende Unterlagen nach § 36 Absatz 8 nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.
§ 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 GemKVO bleibt unberührt.
Der Jahresabschluss und der Erweiterte Beteiligungsbericht sind dauernd in ausgedruckter Form aufzubewahren.
Die Bücher und Inventare sind zehn Jahre, die Buchungsbelege sechs Jahre, aber jeweils mindestens bis zum Abschluss der überörtlichen Prüfung nach § 114 Absatz 5 Sätze 2 und 3 GemO aufzubewahren.
Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Buchungsbelege so lange wie die Bücher aufzubewahren.
Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Feststellung des Jahresabschlusses oder des Erweiterten Beteiligungsberichtes folgenden Haushaltsjahres.
Werden zur Aufbewahrung von Unterlagen automatisierte Verfahren eingesetzt, ist unter Anwendung des § 39a insbesondere sicherzustellen, dass
die Unterlagen vollständig übertragen, Dopplungen vermieden und in Papierform weiterhin aufzubewahrende Unterlagen nicht vernichtet werden,
die Übertragung in automatisierte Verfahren maschinell protokolliert wird,
die aufzubewahrenden Unterlagen gezielt, zeitnah und vollständig auffindbar sind und gewährleistet ist, dass gespeicherte Unterlagen verlustfrei unter bildlicher Übereinstimmung mit den Ursprungsunterlagen lesbar gemacht werden können; reproduzierte Unterlagen müssen deutlich als solche gekennzeichnet sein,
die automatisierten Verfahren für die Rechnungsprüfung das Anbringen von nicht veränderbaren und mit den Unterlagen verknüpften Prüfungsvermerken und Prüfungszeichen ermöglicht und
der Geschäftsprozess schriftlich geregelt und ausreichend dokumentiert ist.
Baden-Württemberg