§ 36 GemHVO Bücher, Buchungsbelege
Die Buchungen sind in zeitlicher Ordnung (Journal) und in sachlicher Ordnung (Hauptbuch) vorzunehmen.
Bei DV-Buchführung müssen Auswertungen in zeitlicher und sachlicher Ordnung möglich sein.
Soweit Vorbücher geführt werden, müssen deren Ergebnisse zeitnah in das Journal und das Hauptbuch übernommen werden.
Die Ergebnisse sind spätestens zum Ende des Haushaltsjahres zu übernehmen.
Einzahlungen sind in den Büchern der Gemeinde als eingegangen auszuweisen
bei unbaren Zahlungen je nach Art des automatisierten Verfahrens am Tag der Hingabe des Auftrags an das Kreditinstitut oder mit dem Datum des Kontoauszugs,
bei Schecks am Tag, an dem dieser bei der Gemeindekasse eingeht,
bei Barzahlungen am Tag des Eingangs der Zahlungsmittel,
bei Aufrechnungen am Tag, an dem die Aufrechnungserklärung der Gemeindekasse bekannt wird, oder am Tag des Versands der Aufrechnungserklärung durch die Gemeinde und
bei den außerhalb der Räume der Gemeindekasse angenommenen Zahlungsmitteln am Tag, an dem die mit der Annahme beauftragten Personen und Stellen mit der Gemeindekasse abrechnen.
Auszahlungen sind in den Büchern der Gemeinde als geleistet auszuweisen
bei unbaren Zahlungen je nach Art des automatisierten Verfahrens am Tag der Hingabe des Auftrags an das Kreditinstitut oder mit dem Datum des Kontoauszugs,
bei Belastungen der Bankkonten mittels Lastschrifteinzugsverfahren mit dem Datum des Kontoauszugs,
bei Barzahlungen am Tag der Übergabe oder Übersendung von Bargeld,
bei Zahlungen mittels Scheck am Tag der Übersendung oder Übergabe des Schecks und
bei Aufrechnungen am Tag, an dem die Einzahlungsbuchung vorgenommen wird.
Der Tag, an dem eine Zahlung nach den Absätzen 2 und 3 als eingegangen oder geleistet auszuweisen ist, kann von dem Tag abweichen, an dem die Zahlung nach den öffentlich-rechtlichen oder zivilrechtlichen Vorschriften als bewirkt gilt.
Umbuchungen oder Verrechnungen zwischen verschiedenen Buchungsstellen sind am gleichen Tag zu buchen.
Die Buchung in zeitlicher Ordnung umfasst mindestens
ein eindeutiges fortlaufendes Ordnungsmerkmal,
den Tag der Vornahme der Buchung,
den Betrag,
ein Identifikationsmerkmal, das die Verbindung mit der sachlichen Buchung herstellt, und
bei Ein- und Auszahlungen zudem den Tag nach den Absätzen 2 und 3.
Das Hauptbuch enthält die für die Aufstellung der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Bilanz erforderlichen Sachkonten.
Die Buchung muss durch eine Kassenanordnung und eine buchungsbegründende Unterlage, aus der sich unmittelbar der Grund dieser Buchung ergibt, belegt sein (Buchungsbelege).
Die Buchungsbelege müssen Hinweise enthalten, die eine Verbindung zu den Eintragungen in den Büchern ermöglichen.
Baden-Württemberg