§ 39a GemHVO Automatisierte Verfahren, automatisierte Prozesse
Werden zur Abwicklung und zum Nachweis von Finanzvorgängen automatisierte Verfahren eingesetzt oder automatisierte Prozesse genutzt, sind diese vom Bürgermeister oder von der von ihm bestimmten Stelle zur Anwendung schriftlich freizugeben und es ist dabei insbesondere sicherzustellen, dass
die automatisierten Verfahren und Prozesse mit dem geltenden Recht übereinstimmen, diese ausreichend dokumentiert und sicher ausgestaltet sind, so dass unbefugte Eingriffe nicht möglich sind,
der Nachweis der ordnungsgemäßen maschinellen Abwicklung durch entsprechende Systeminformationen oder andere Unterlagen erbracht werden kann,
die gespeicherten Daten, die Dokumentation nach Nummer 1 einschließlich der Nachweise nach Nummer 2 nicht unbefugt verändert werden können und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach § 39 Absatz 2 jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können und
die Programmprüfung nach § 114a GemO bei der Gemeindeprüfungsanstalt veranlasst worden ist.
Bei automatisierten Verfahren und Prozessen ist auf eine ausreichende Trennung der Tätigkeitsbereiche der Verwaltung dieser Verfahren und Prozesse, der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Kassenaufgaben zu achten.
Die Zugriffsberechtigungen sind schriftlich zu regeln und so zu dokumentieren, dass ein sachverständiger Dritter diese in angemessener Zeit vollständig nachvollziehen kann.
§ 35 Absatz 2 Satz 3 und Absatz 3 Satz 3 gilt entsprechend.
Änderungen in automatisierten Verfahren dürfen sich nicht auf die gespeicherten Daten auswirken.
Werden automatisierte Verfahren, in denen Unterlagen nach § 39 nachgewiesen werden, geändert oder abgelöst, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen automatisierten Verfahren gewährleistet sein.
Zur Speicherung und zur maschinellen Auswertung können auch andere automatisierte Verfahren verwendet werden.
Baden-Württemberg