§ 4 HmbEAktFVO Übertragung von Papierdokumenten
Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte oder zu einem elektronisch geführten Teil einer Grundakte in Papierform vorliegen (Papierdokumente), sind in elektronische Dokumente zu übertragen und in dieser Form zur Akte zu nehmen.
Die Regelungen in § 138 der Grundbuchordnung und § 96 Absatz 3 Sätze 1 und 2 der Grundbuchverfügung bleiben unberührt.
Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den vorliegenden Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmt.
Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen.
Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der zum Zeitpunkt der Übertragung aktuellen Fassung genügt wird.
Eingescannte Leerseiten sollen nicht gespeichert werden.
Die in Papierform vorliegenden und zur Ersetzung der Urschrift in die elektronische Form übertragenen Schriftstücke und sonstigen Unterlagen dürfen frühestens sechs Monate nach der Übertragung vernichtet werden, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind oder die Aufbewahrung, etwa aufgrund ihrer fortbestehenden Beweiserheblichkeit, im Einzelfall richterlich oder staatsanwaltschaftlich angeordnet wurde.
Nicht vernichtet werden dürfen als Beweismittel in Papierform in Urschrift oder Ausfertigung vorgelegte Urkunden.
§ 110c Satz 4 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten bleibt unberührt.
Die Leitung des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft trifft nähere Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen.
§ 138 Absatz 1 Satz 2 der Grundbuchordnung, auch in Verbindung mit § 94 Absatz 5 der Schiffsregisterordnung, bleibt unberührt.
