§ 3 HmbEAktFVO Bildung elektronischer Akten
Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.
In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert.
Strukturierte maschinenlesbare Datensätze werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.
Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat.
Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben.
Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen.
An die Stelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung.
Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein.
Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.
Sätze 1 bis 6 gelten nicht für elektronisch geführte Registerakten in Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts-, Gesellschafts- sowie Vereinsregistersachen.
Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, so muss jeder der Teile einen Hinweis auf den jeweils anderen Teil enthalten.
Liegen zu einer elektronisch geführten Akte Beiakten oder Akten oder Aktenbände einer anderen Instanz in Papierform vor, so muss die elektronische Akte einen Hinweis auf diese enthalten.
Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die interne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen.
Bei der elektronischen Aktenführung in Straf- und Bußgeldsachen und in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der jeweils anwendbaren und durch die Bundesregierung bekannt gemachten technischen Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Dokumente und Akten zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.
