Die Buchungen müssen durch Kassenanordnungen und Auszahlungsnachweise, ferner durch Unterlagen, aus denen sich der Zahlungsgrund ergibt (begründende Unterlagen), belegt sein.

In den Fällen der §§ 40, 50 Abs. 2 Nr. 3 und § 54 tritt an die Stelle der Zahlungsanordnung nach § 39 die Bestätigung, dass die sachliche und rechnerische Feststellung vorliegt (§ 41 Abs. 2 Satz 2).

Soweit Bücher mit Hilfe automatisierter Verfahren im Sinn von § 62 Abs. 1 geführt werden, können begründende Unterlagen entweder dauerhaft auf Bildträger übernommen werden oder in einer Weise gespeichert werden, dass die Unveränderbarkeit gewährleistet ist.

Die nicht mehr benötigten Unterlagen sollen nicht vor Abschluss der örtlichen Prüfung der Jahresrechnung vernichtet werden.

Der Zeitpunkt für die Vernichtung ist in Abstimmung mit dem örtlichen Rechnungsprüfungsorgan festzulegen.

Die Kassenanordnungen und die Auszahlungsnachweise sind nach der sachlichen Buchung (§ 67) zu ordnen, soweit nicht auf andere Weise sichergestellt ist, dass zeitnah darauf zugegriffen werden kann.

Bei der Übernahme oder Speicherung nach Abs. 2 Satz 1 muss sichergestellt werden, dass die Belege nach der zeitlichen und sachlichen Buchung ausgewertet werden können und die Wiedergabe und die Daten mit den empfangenen Unterlagen und Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.