Die Sitzungen des Beirates sind öffentlich und finden in barrierefreien Räumen statt.

Liegen zwingende Gründe vor, kann der Beirat in Einzelfällen abweichend beschließen.

Der Beirat ist berechtigt, die öffentlichen Sitzungen zu unterbrechen und nicht öffentlich fortzusetzen oder eine nicht öffentliche Sitzung anzuberaumen, wenn es ein Beiratsmitglied oder die Ortsamtsleitung beantragt.

Über diesen Antrag entscheidet der Beirat unter Ausschluss der Öffentlichkeit.

Die Ortsamtsleitung kann den Zutritt zu öffentlichen Sitzungen des Beirates beschränken oder von der Einhaltung von persönlichen Hygiene- und Schutzmaßnahmen abhängig machen, soweit dies erforderlich ist, um ein mit der Gewährleistung der Öffentlichkeit verbundenes Infektionsrisiko zu verringern.

Der Beirat kann zusätzlich oder, wenn anders eine Öffentlichkeit der Sitzung nicht sichergestellt werden kann, eine Beteiligung der Öffentlichkeit mittels Übertragung der öffentlichen Sitzung durch geeignete digitale Verfahren sowie durch Zulassung von Vertreterinnen und Vertretern der Presse sicherstellen.

Vorgänge, die vertrauliche Informationen, insbesondere personenbezogene Daten sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten oder öffentliche Belange betreffen, die eine vertrauliche Behandlung zwingend erfordern, sind in nicht öffentlicher Sitzung zu behandeln.

In öffentlichen Sitzungen des Beirates dürfen Beiratsmitglieder, Behördenvertreterinnen und Behördenvertreter und Sachverständige personenbezogene Daten nur in einer Form bekannt geben, die der anwesenden Öffentlichkeit keine Zuordnung zu einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person ermöglicht, es sei denn, die betroffene Person hat in die Bekanntgabe eingewilligt.

Abweichend hiervon können bei der Behandlung von Bauverfahren von besonderem öffentlichem Interesse in öffentlichen Sitzungen Angaben zur Lage von Grundstücken und Bauvorhaben, wie die Flurstücksbezeichnung oder die Adresse, gemacht werden, wenn dies für die Erörterung der Angelegenheit notwendig ist und hierdurch keine erhebliche Gefahr für die öffentliche Sicherheit droht.

Unter den gleichen Voraussetzungen können Name, Titel, akademischer Grad, Berufs- und Funktionsbezeichnung sowie Büroanschrift von Personen, die an einem Bauverfahren ausschließlich in dienstlicher oder beruflicher Funktion beteiligt sind, genannt werden.

Die Ortsamtsleitung oder die Vertretung der Ortsamtsleitung leitet die Sitzungen.

Sie hat kein Stimmrecht.

Im Verhinderungsfall kann auf Beschluss des Beirats die Beiratssprecherin oder der Beiratssprecher die Sitzungen leiten.

Sind auch diese verhindert, kann die stellvertretende Beiratssprecherin oder der stellvertretende Beiratssprecher die Sitzungen leiten.

Die Beiratssprecherin oder der Beiratssprecher sowie die stellvertretende Beiratssprecherin oder der stellvertretende Beiratssprecher behalten das Stimmrecht.

Ton- und Bildübertragungen sowie Ton- und Bildaufzeichnungen in öffentlichen Sitzungen durch Presse, Rundfunk und ähnliche Medien sind zulässig.

Gleiches gilt für vom Beirat selbst veranlasste Ton- und Bildübertragungen sowie Ton- und Bildaufzeichnungen in öffentlichen Sitzungen.

Alle Aufnahmen sind vor Aufnahmebeginn anzukündigen.

Ton- und Bildübertragungen sowie Ton- und Bildaufzeichnungen sind dann nicht zulässig, wenn die Mehrheit der anwesenden Mitglieder eines Beirats entsprechend beschließt.