§ 42 KomHKVO Zahlungsanweisung, Zahlungsabwicklung
Zum Vorgang der Zahlungsanweisung gehören die Erstellung und die Erteilung der Kassenanordnungen und deren Dokumentation.
Zur Zahlungsabwicklung gehören
die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen,
die Verwaltung der Zahlungsmittel und
das Mahnwesen.
Jeder Zahlungsvorgang wird erfasst und in den Büchern dokumentiert.
Die haushaltsunwirksamen Zahlungsmittel werden gesondert erfasst.
Jeder Zahlungsanspruch und jede Zahlungsverpflichtung werden zu ihrer sachlichen und rechnerischen Feststellung auf ihren Grund und ihre Höhe geprüft und festgestellt.
Die Befugnis zur Feststellung sowie deren Inhalt und Umfang werden schriftlich in einer Dienstanweisung geregelt.
Die Befugnis, Kassenanordnungen zu erteilen, wird schriftlich geregelt und im Einzelnen dokumentiert.
Wer die sachliche und rechnerische Richtigkeit feststellt, soll nicht auch die Kassenanordnung erteilen.
Zahlungsanweisung und Zahlungsabwicklung dürfen nicht von denselben Beschäftigten ausgeführt werden.
Beschäftigten, denen die Abwicklung von Zahlungen obliegt, darf die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit übertragen werden, wenn und soweit der zahlungsbegründende Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann.
Die Auszahlung wird dann von zwei Beschäftigten vorgenommen.
Die Zahlungsmittelkonten werden an jedem Buchungstag mit den Bankkonten abgeglichen.
Am Ende des Haushaltsjahres werden sie für die Aufstellung des Jahresabschlusses abgeschlossen und es wird der Bestand an Zahlungsmitteln festgestellt.
Die Zahlungsabwicklung wird mindestens einmal jährlich unvermutet geprüft.
Wird die Zahlungsabwicklung ständig durch ein Rechnungsprüfungsamt überwacht, so kann von einer unvermuteten Prüfung abgesehen werden.
Niedersachsen