§ 18 JAG M-V Aufbewahrungsbestimmungen, Digitalisierung von Prüfungsunterlagen

Schriftliche Prüfungsunterlagen (Nachweise, Bescheinigungen, Aufsichtsarbeiten, Prüfungsniederschriften) bleiben zum Zwecke des Nachweises eines ordnungsgemäßen Prüfungsverfahrens sowie der Prüfungsentscheidungen verschlossen in amtlicher Verwahrung.

Elektronisch vorhandene Prüfungsunterlagen können in dieser Form gespeichert werden.

Die Aufsichtsarbeiten und zugehörige Aufzeichnungen werden nach Ablauf von fünf Jahren, die übrigen Prüfungsunterlagen nach Ablauf von 50 Jahren nach ihrer Fertigung und die allgemeinen Prüfungsvorgänge nach zehn Jahren vernichtet oder gelöscht.

Schriftliche Prüfungsunterlagen können nach dem Stand der Technik zu deren Ersetzung in ein elektronisches Dokument übertragen werden.

Dabei ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den Unterlagen in Papierform bildlich und inhaltlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird.

Die in Papierform vorliegenden schriftlichen Prüfungsunterlagen sind zu vernichten, sobald die Schlussentscheidung über die staatliche Pflichtfachprüfung oder die Zweite juristische Staatsprüfung bestandskräftig ist.

Die Aufbewahrungsfristen beginnen am 1. Januar des nach Abschluss der Prüfung (letzter Tag der mündlichen Prüfungen) folgenden Jahres.

Wird die Prüfung wiederholt, beginnen die Aufbewahrungsfristen am 1. Januar des auf den Abschluss der Wiederholungsprüfung folgenden Jahres.

Im Falle der Anfechtung des Prüfungsergebnisses beginnen die Aufbewahrungsfristen erst am 1. Januar des auf den bestandskräftigen Abschluss des Widerspruchsverfahrens oder den rechtskräftigen Abschluss des verwaltungsgerichtlichen Verfahrens folgenden Jahres.