§ 28 GemHVO-Doppik Sicherheitsstandards im Rechnungswesen
Um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben des Kassen- und Rechnungswesens unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln einschließlich elektronischer Bezahlmöglichkeiten sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen sicherzustellen, erlässt der Bürgermeister oder die Bürgermeisterin eine Dienstanweisung unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten.
Dabei ist der vom für Kommunalangelegenheiten zuständigen Ministerium als Verwaltungsvorschrift bekannt gegebene Leitfaden zur Erstellung von Dienstanweisungen zur Organisation des Rechnungswesens zu beachten.
Die Dienstanweisung nach Absatz 1 muss hinreichend bestimmt sein und mindestens Bestimmungen enthalten über:
die Aufbau- und Ablauforganisation mit Festlegungen über
die sachbezogenen Verantwortlichkeiten einschließlich der Befugnis zur sachlichen und rechnerischen Feststellung sowie zur Erteilung von Kassenanordnungen,
die schriftlichen Unterschriftsbefugnisse oder die elektronischen Signaturen mit Angabe von Form und Umfang,
die zentrale oder dezentrale Erledigung der Zahlungsabwicklung mit Festlegung eines Verantwortlichen für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit,
die Buchungsverfahren mit und ohne Zahlungsabwicklung sowie die Identifikation von Buchungen,
die zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle,
die Einrichtung und Nutzung elektronischer Bezahlmöglichkeiten,
den Tagesabschluss,
die Jahresabstimmung der Konten für die Erstellung des Jahresabschlusses,
die Behandlung von Kleinbeträgen,
die Stundung, die Niederschlagung und den Erlass von Ansprüchen der Gemeinde,
das Mahn- und Vollstreckungsverfahren mit Festlegung einer zentralen Stelle,
den Belegdurchlauf,
die Belegablage,
die Aufbewahrung von Unterlagen sowie die Beachtung der Aufbewahrungsfristen,
den Einsatz automatisierter Verfahren im Rechnungswesen mit Festlegungen über
die fachliche Prüfung durch den Anwender,
die Freigabe von Verfahren durch den Bürgermeister oder die Bürgermeisterin,
die Berechtigungen im Verfahren,
die Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen, die Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung,
die Sicherung der erfassten Daten,
die Nachprüfbarkeit von elektronischen Signaturen einschließlich der Aufbewahrungsfristen,
die Sicherung und Kontrolle der Verfahren,
die Abgrenzung der Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung,
die Verwaltung der Zahlungsmittel mit Festlegungen über
die Einrichtung von Zahlstellen und Bankkonten,
die Ausreichung von Handvorschüssen,
die Zahlungen mit Hilfe von Automaten,
die Unterschriften von zwei Beschäftigten im Bankverkehr,
die Aufbewahrung, Beförderung und Entgegennahme von Zahlungsmitteln durch Beschäftigte und Automaten,
den Einsatz von Geldkarten, Debitkarten oder Kreditkarten sowie Schecks und Wechsel im Rahmen der Erledigung der Kassengeschäfte,
die Anlage nicht benötigter Finanzmittel,
die Aufnahme und Rückzahlung von Kassenkrediten,
die durchlaufende Zahlungsabwicklung,
die Erledigung von Kassengeschäften für andere (fremde Kassengeschäfte),
die Besorgung des Zahlungsverkehrs durch Dritte,
die Sicherheit und Überwachung des Rechnungswesens mit Festlegungen über
das Verbot bestimmter Tätigkeiten in Personalunion,
die Besorgung des Rechnungswesens durch Dritte,
die Sicherheitseinrichtungen,
die Aufsicht und Kontrolle über Buchführung und Zahlungsabwicklung,
die regelmäßigen und unvermuteten Prüfungen,
die Beteiligung der Kassenaufsicht,
die sichere Verwahrung und die Verwaltung von Wertgegenständen sowie von sonstigen Unterlagen (Verwahrgelass).
Mecklenburg-Vorpommern