Zu § 34 Hinweise GemHVO Bücher, Belege

Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein; ihre Entstehung und Abwicklung muss nachvollziehbar sein. Die Geschäftsvorfälle sind so zeitgerecht zu buchen, dass sie geordnet darstellbar sind und eine ständige Einsicht in die Vermögens-, Ergebnis- und Finanzlage gewährleistet ist. Der Nachweis der zeitnahen Buchung erfordert im Journal die Angabe des Datums, an dem der Geschäftsvorfall zum ersten Mal in das Buchhaltungssystem eingegeben (Erfassungsdatum) und die Angabe des Datums, an welchem der Beleg ausgestellt (Belegdatum) wurde. Mit der Erfassung des Buchungsdatums wird ein Geschäftsvorfall der Rechnungsperiode zugeordnet, in der er wirtschaftlich entstanden ist. Das Buchungsdatum ist deshalb zur Periodenabgrenzung erforderlich.

Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten dargestellt sein und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Für jede Buchung muss ein Beleg (körperlich oder digital gespeichert) vorhanden sein. Der Beleg kann aufgrund externer Beziehungen (zum Beispiel Eingangsrechnung) oder aufgrund interner Geschäftsvorfälle (zum Beispiel Buchung der Personalabrechnung) entstanden sein. Er muss den Anforderungen des Zweiten Abschnitts der GemKVO entsprechen.